Thunderbird & Lightning » deling af mailadresse - og filtre - superbruger hjælp :)

MetteB
 

deling af mailadresse - og filtre - superbruger hjælp :)

Indlægaf MetteB » ons 30. okt 2019 15:53

1)
Jeg deler en mailadresse med min kollega. Når mails kommer ind kan desværre kun den ene af os se, at der er en ny mail - hvordan får vi fikset det, så vi begge kan se den - vi bruger IMAP.

Når en mail bliver sendt til en mappe kan den anden først se den, når der klikkes på mappen - det er uhensigtsmæssigt - det vil være rart at vi begge kan se alle nye mails med det samme.

2)
Hvordan kan vi agere på den samme mail med fælles filtre? Hidtil har jeg sat filtrene op på min computer, men så er det kun min computer der filtrerer. Jeg har nu slettet alle mine filtre og i gang med at opsætte påny, og har valgt at afkrydse arkivering og efter afsendelse. Tidligere havde jeg afkrydset manuel start og afhentning af meddelelser foruden efter afsendelse.

Nu betyder det så, at nogle mails bliver sendt i arkivmappen, hvilket ikke er meningen, de skal gerne i slutdestinationsmappen. NB vi opererer med ufattelig mange mapper, så vi er nødt til at skabe os en effektiv filtrering.

På forhånd tak for hjælpen
Mette

Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/78.0.3904.70 Safari/537.36

Kim Ludvigsen
MozillaDanmark
 
Indlæg: 12021
Tilmeldt: lør 5. mar 2005 21:45

Re: deling af mailadresse - og filtre - superbruger hjælp :)

Indlægaf Kim Ludvigsen » ons 30. okt 2019 16:21

Hej Mette

1) Er problemet, at mailen bliver markeret som læst hos den, der først ser mailen, og at den anden derfor ikke ser, at der er kommet ny mail, før mappen åbnes? Altså, at der "blot" mangler en angivelse af, at der er ny, ulæst mail i mappen?

2) Jeg er kan ikke umiddelbart gennemskue jeres opsætning, men: Filtre fungerer kun lokalt på den computer, de er opsat på. Hvis der bruges IMAP, skulle handlingerne gerne afspejles på den anden computer. Det kan tage lidt tid, før handlingerne slår igennem på den anden computer - det afhænger af, hvor ofte der synkroniseres. Hvis det er muligt at opsætte filtre direkte på serveren via webmail, vil filtrene virke for begge computere, og synkroniseringen ske hurtigere.

Fortæl os lige, hvordan I håndterer en mail, der modtages.
Flyttes den med et filter til en bestemt mappe ud fra afsender eller lignende?
Er problemet, som nævnt i punkt 1, at modtager nummer 2 ikke kan se, at der er ny mail i mappen?
Er alle mapper en del af IMAP, eller er nogle mapper (fx arkivmappen) lokale mapper?
Mvh. Kim

MetteB
 

Re: deling af mailadresse - og filtre - superbruger hjælp :)

Indlægaf MetteB » ons 30. okt 2019 16:47

Hej Kim
Tak for et hurtigt svar.
Oprindelig var indstillingen således at mails blev flyttet i rigtig mappe med et filter straks den kom i indmappen. Når mailen er ny er den blå, når den har været læst, men stadig skal håndteres kan den gøres fed.
Begge disse funktioner kunne ses på den ene computer, men ikke på den anden. Det er rigtigt, at angivelsen af, at der ligger en mail der enten er ny eller skal håndteres er den funktion der svigter.

Ønsket er at en ny mail kan sorteres til rigtig gruppe straks den kommer ind og at den holder enten den blå markering som ny og ulæst eller den fede markering som indikation på, at den mangler håndtering. Når den første af os åbner skifter blå til fed. Det kan vi sagtens leve med.

Hvor finder vi synkroniseringsknappen? Jeg kan finde den i kalenderfunktionen, men ikke i maildelen.

Alle mapper er IMAP

Dette er spot on:
Er problemet, som nævnt i punkt 1, at modtager nummer 2 ikke kan se, at der er ny mail i mappen?

Kim Ludvigsen
MozillaDanmark
 
Indlæg: 12021
Tilmeldt: lør 5. mar 2005 21:45

Re: deling af mailadresse - og filtre - superbruger hjælp :)

Indlægaf Kim Ludvigsen » ons 30. okt 2019 17:24

I kan slå den automatiske markering af læste mails fra:
Åbn indstillingerne (ikke kontoindstillingerne).
Klik på Visning.
Klik på fanebladet Avanceret.
Fjern flueben/markering ud for Marker automatisk som læst.
Dette skal gøres på begge computere.

Så vil mailen forblive markeret som ulæst hos jer begge. Det vil så have den ulempe, at den også vil være markeret som ulæst hos den, der har læst den.

Der kan laves noget lidt smartere med virtuelle mapper og mærkater. Og måske den slags også kunne være en ide til jeres almindelige håndtering af mails, det er nemlig rigtigt smart, hvis man håndterer mange mails og mange mapper. Ofte vil mails kunne høre til i flere forskellige mapper, og med virtuelle mapper og mærkater kan man netop have dem liggende flere steder samtidig.

Prøv at læse afsnittene om mærkater og virtuelle mapper i disse to artikler:
https://kimludvigsen.dk/programmer-inte ... #maerkater
https://kimludvigsen.dk/programmer-inte ... lle-mapper

Mærkater kan påføres automatisk med filtre, ligesom I i øjeblikket flytter mails med filtre. Hvis jeres IMAP-server ikke kan håndtere mærkater, skal filtrene opsættes på begge computere.

Selv hvis mærkater og virtuelle mapper ikke er en løsning for jeres almindelige håndtering af mails, så kan de bruges til at holde styr på ulæste mails. Men det vil kræve lidt opsætning, og det vil kræve mere arbejde i forbindelse med jeres håndtering af mails.

Der kan fx oprettes en virtuel mappe til ulæste mails på din computer - den indeholder alle mails, der ikke er forsynet med mærkaten Mette. Og på den anden computer kan opsættes en virtuel mappe, der indeholder alle mails, der ikke er forsynet med mærkaten Sofie. Når du har læst en mail, påfører du mærkaten Mette, så fjernes den fra den virtuelle mappe hos dig. Og Sofie påfører mærkaten Sofie, når hun har læst mailen. Mærkaten kan påføres med en tastaturgenvej eller via en rullemenu i værktøjslinjen.

Ovenstående er, hvad jeg lige kunne forestille mig på siddende mås. Der kan sikkert laves noget endnu smartere med virtuelle mapper og mærkater alt efter jeres behov, men det kan du måske selv bedre få ideer om, når du læser ovennævnte artikler. Og du kan sikkert også vurdere, om det vil være alt besværet med opsætningen værd.
Mvh. Kim